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Abus de rebuts...

A chaque mailing son lot de NPAI*. On pourrait parfois les ramasser à la pelle. Traiter les NPAI, conduit à tirer le meilleur parti de son fichier de prospection, en optimisant son trafic postal.

Il vous faut déjà porter un regard attentif sur la raison de non-distribution de ces plis, car les motifs de rejets sont de nature très diverses, malgré la bonne volonté des services postaux :
 - l'adresse est incomplète.
 - l'adresse est erronée : ce n'est pas le bon numéro dans la voie, le bon code postal, ..
 - la ville est desservie par plusieurs bureaux distributeurs.
 - le destinataire existe-t-il toujours à l'adresse indiquée ?
 - etc ...

Pour le budget annuel que vous consacrez à vos opérations de marketing ces retours constituent une perte d'argent non négligeable. (Nous vous communiquons un extrait du tarif Postimpact - Standard Distri - Seuil 3 de La Poste).

Traiter les NPAI, c'est déjà mettre en place une méthode de gestion de ces retours.

Ces retours perturbent l'arrivée du courrier. Il ne reviendront peut-être jamais au service expéditeur : votre secrétaire ou votre service courrier ne savent pas toujours à qui les affecter.

N'oubliez pas que les retours NPAI s'étalent sur plusieurs semaines. Il vous faut donc envisager une gestion régulière de ces plis ou, de pouvoir les stocker pour un traitement ultérieur.

Traiter les NPAI, c'est mettre à jour son fichier en suivant certaines règles à l'aide d'outils appropriés, ce n'est en aucun cas la suppression des adresses de ces retours, car leur présence dans votre fichier représente une part importante de prospection commerciale de vos collaborateurs.

Traiter les NPAI, ce n'est certainement pas toujours très facile, par manque de temps ou de connaissance.

Ces procédures permettent de résoudre chacune des spécificités de vos opérations en vous fournissant une base de données directement exploitable.

Lorsque vous réalisez un mailing, vous avez le souci d'optimiser son rendement.
Un pli mal adressé, c'est déjà pénaliser l'image de votre société, en constituant un obstacle du message transmis.

Trop de fichiers comportent encore aujourd'hui des adresses incomplètes, mal structurées ou présentant des lignes trop longues.
Vous utilisez parfois différentes sources de données que vous fusionnez et transmettez tel quel à votre lasériste ou votre routeur sans traitement préalable.

Ces fiches comportant ces diverses anomalies d'adressage altèrent vos envois et vous sanctionnent par un surcoût d'affranchissement que vous auriez pu maîtriser.

Sans aborder le problème des NPAI (voir la lettre d'Anteos de mai 1999), pour bénéficier des meilleurs tarifs postaux, le premier traitement à apporter sur votre fichier de routage, est la normalisation postale.

Pour exemple, un pli de moins de 35 grammes que vous affranchissez actuellement à 0.31 € pourrait être routé sur une base d'affranchissement de 0.28 €. Faites donc vos comptes !!!

La mise en oeuvre de la normalisation, dont la finalité est que chaque adresse soit adaptée aux normes postales, consiste à respecter un ensemble de règles précises de saisie qui favorise le traitement de vos plis dans les différents circuits de tri et de distribution.

Brièvement les normes de saisie doivent répondre au critères suivants :
 . l'ensemble des informations figurent sur 6 lignes maximum,
 . chaque ligne ne comporte pas plus de 38 caractères (espaces compris),
 . il existe un espace entre chaque mot,
 . il n'existe aucun signe de ponctuation (tiret, virgule,...), ni de ligne blanche dans le pavé adresse.
Pour les adresses entreprises, ces 6 lignes se décomposent en :
 . ligne 1 raison sociale
 . ligne 2 identité du destinataire
 . ligne 3 complément d'identification (résidence, bâtiment, tour,...)
 . ligne 4 numéro et libellé de la voie
 . ligne 5 Indication de distribution spéciale (BP, TSA,...)
 . ligne 6 code postal, localité et éventuellement la mention cedex.

Lorsque l'information sur l'une de ces 6 lignes comporte plus de 38 caractères, La Poste a défini des règles de contraction susceptibles d'être utilisées dans la rédaction des adresses postales. Utilisez ces abréviations postales seulement en cas de nécessité absolue. Celles-ci peuvent être saisie en majuscules ou minuscules, à l'exception de la dernière ligne de l'adresse qui doit figurer en lettre capitale dans votre fichier. Pour cette ligne, seules les abréviations ST et STE pour SAINT et SAINTE sont admises dans le libellé de la localité.

En respectant ces normes postales, vous effectuez de toute évidence une économie d'affranchissement, mais également une baisse des coûts de production de vos documents ainsi qu'une diminution du taux de retours de Npai, conclusion, vous réduisez l'ensemble de vos pertes.

N'oubliez pas que la qualité de l'adresse constitue pour votre opération de mailing un facteur essentiel de réussite. Si elle est de bonne qualité, votre message parviendra à son destinataire.



Mécanisable : suivez le guide

Ainsi que nous l'avons vu précédemment, un mailing national adressé selon les règles de normalisation postale, fait l'objet de critères spécifiques pour prétendre à un tarif d'affranchissement de 0.27 € pour un pli n'excédant pas un poids de 35 grammes.

Ce tarif, appelé plus communément par les services postaux "Postimpact Mécanisable - Seuil 3", fait intervenir également tout un ensemble de conditions relatives au contenu des messages et à la configuration des plis à expédier, à ne pas négliger par l'auteur du mailing si celui-ci ne veut pas se voir pénaliser par une surtaxe d'affranchissement lors du dépôt poste.

Sans entrer dans une définition trop complexe de ces conditions, il est important de retenir les précisions suivantes :

 - Le Postimpact est un envoi publicitaire, promotionnel ou de communication de sens général, ne revêtant pas le caractère de correspondance personnelle ou confidentielle.

Les envois dont les messages sont écrits en langue étrangère, oblige l'auteur du mailing à produire aux services postaux, une traduction en français du message, certifiée conforme à l'original.
 - Le Postimpact Mécanisable est autorisé sous support d'enveloppe, de pochette papier ou de carte.
 - Les plis sont de forme rectangulaire uniformément plats et clos. L'épaisseur maximum autorisée est de 5 mm quel que soit le support mécanisable utilisé.

Le grammage conseillé pour les cartes est égal ou supérieur à 200g/m? afin d'obtenir une rigidité suffisante pour le traitement automatique de celles-ci.
 - Les règles de dimensions des plis sont définies en fonction du support, cependant une tolérance de + ou - 2 mm est accordée sur ces dimensions par les services postaux.
      . Enveloppes ou pochettes :
           Minimum = 90 x 140 mm, Maximum = 162 x 235 mm
      . Cartes :
           Minimum = 100 x 150 mm, Maximum = 110 x 220 mm
 - Le rapport de la longueur par la largeur (L/l) doit être égal ou supérieur à 1,4.
 - Les couleurs admises dans les zones d'adressage, d'affranchissement et d'oblitération du pli, ne peuvent être que les pastels unis et le blanc, de plus, celles-ci doivent être mates.
Si une couleur pastel est choisie, le contraste avec les caractères imprimés de l'adresse et avec les empreintes d'affranchissement et d'oblitération doit être suffisant afin de permettre une bonne lisibilité.
Il est donc conseillé, avant de lancer la fabrication des documents, de communiquer la référence pantone de la couleur auprès des services postaux pour acceptation.

 - (facultatif) Lorsque l'auteur du mailing souhaite mentionner une adresse expéditrice sur le support, celle-ci doit être présentée dans l'angle supérieur gauche de la face recto et doit être impérativement d'origine française, sans quoi l'envoi sera automatiquement rejeté par les services postaux lors du dépôt. A défaut d'adresse expéditrice, l'empreinte d'affranchissement du routeur est suffisante.


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